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【資料庫軟體】

【電腦PC相關】【網路電話問答集】

Q1:「貨單成本」的計算方式中標準成本、平均成本的差異為何？
A:

平均成本：是會隨著單據如進貨單、進貨退回單的單價及入庫單的單位成本的不同而有所異動，系統會依實際的單據異動作加權平均的計算。
標準成本：乃採固定的成本方式是不隨單據的異動而異動。

在設定中二者只可選其一，是無法並用的。

Q2: 在銷貨單的作業上可快速查詢客戶的「交易記錄」及貨品的「歷史價格」嗎？
A:

您可在新增或修改貨單作業中的「客戶編號欄」按滑鼠右鍵，即會出現「交易記錄顯示」的選項，透過此選項可供使用者快速查詢客戶曾經有的交易記錄內容。條件中除可指定客戶編號亦可指定貨品編號。
另在貨單的單價欄位上使用者可按滑鼠右鍵，系統提供「參考單價」的選項，可查詢貨單上目前客戶的目前貨品曾經往來的貨品單位的單價資料。

Q3: 當您要出貨的貨品數量有「箱」也有「個」時，可如何輸入
A:

系統有提供「第二單位使用」的以供使用者決定要以「包裝單位」的箱或以「基本單位」的個出貨，然遇到有「箱」也有「個」時，您的輸入方式可針對相同商品做二筆不同單位的輸入，或是直接先將數量換算好再作同一單位的數量顯示，故對後者我們提供您換算工具，也就是利用在「數量」欄的「複合數量的輸入」方式，系統即會自動換算並帶入您要的數量。

Q4:進銷存系統內定在帳款沖銷時是以單一客戶作沖銷對象，如收到多家客戶的帳是由一家客戶作統一支付時，該如何處理？
A:

系統內定只針對單一客戶作沖銷作業，是因為在『系統設定』/『系統參數設定』/『帳款』有選定要『沖銷時管理預收付款』的設定。此項設定會將客戶的收款記錄與沖銷作業作連結，當客戶的收款未沖銷時，系統會視為預收款，且會將預收款記錄到客戶基本資料中的已收款欄位。此需對單一客戶的沖銷作業才能作預收款的管理。
若要一對多的沖銷作業時，則不要設定『沖銷時管理預收付款』，系統就可開放多家客戶同時選定沖銷，但須注意，此時的客戶收款記錄純為記錄用，與沖銷作業無關，當然也不會有所謂的預收款，故客戶基本資料中的已收款欄位將無作用。

Q5: 沒有登錄收款記錄就一定不可作沖銷作業嗎？
A:

正常的作業是有收款記錄才可作沖銷作業，或是收款與沖銷的作業各自獨立，在我們軟體您尚有多一項選擇，在沖銷時選擇「直」接沖銷系統會自動幫您產生一筆現金的收款記錄，如此沖銷完成了，也同時產生您的收款記錄以供查詢。

Q6:在貨品存貨異動明細表中的「單位成本」與「平均成本」的差異為何?
A:

貨品存貨異動明細表是將發生過的交易單據全部顯示在相關的貨品內容上。
單位成本：單據輸入「存檔前」的貨品目前平均成本。
平均成本：單據輸入「存檔後」系統重新計算新貨品平均成本。
特殊狀況：入庫單所輸入的「單位成本」有異動的情況下，是以所輸入的單位成本數值作顯示。

Q7: 正常的交易流程當現有存貨不足時應先進貨再銷貨，然實務上的單據作業有可能輸入銷貨A:

單再補進貨單，就電腦作業而言會有何影響？
在存貨不足的情況下，當成本的計算採平均成本的方式，若先銷貨再補進貨單時，且進貨的單價與貨品的目前平均成本有所不同時，除會影響銷貨單的銷貨成本外，對於貨品庫存值也會因平均成本值不同而有所差異，為求成本的準確性，雖進貨單所補的日期雖在銷貨之前，仍需執行庫存成本重整。若採標準成本則無此問題。

Q8: 貨品的圖檔，目前可抓取的檔案類型有那幾種？另是否可將圖型列印出來？
A:

目前可抓取的檔案類型有四種：BMP、JPG、GIF、ICO。針對圖型是否可直接列印出來，因圖檔所占的空間過大，會影響資料處理的速度，故基於實務上的考量在報表中只記錄圖型的檔名，使用者可自行至小畫家或其它繪圖軟體將圖型印出。

Q9: 在輸入銷貨單後，為何客戶或貨品的基本資料中的未清款及數量皆未更新？
A:

當客戶或貨品的基本資料視窗已開啟未離開，若此時輸入銷貨單，再透過工具列的視窗切換，所看的相關資料皆無法異動，須重新開啟視窗方可呈現最新的資料。

Q10: 進銷存系統參數設定的數值中的小數位數設定後，如為1位數修改為0位數，對已存在的貨單會有何影響？
A:

有可能造成各明細資料的加總不等於貨單的合計金額。比方說當貨單有2筆明細小計分別為2.5，故合計為5，若將小數位數修改為0位數，則會出現明細小計各為3，但合計仍為5的現象。為顧慮帳款的問題所以原合計欄位不會隨之異動。然貨單一經修改的功能，且在各明細重新enter跑過，則合計金額會依目前的修改動作重新顯示，則此時就會顯示6的合計。故有關系統設定的內容一經設定後請勿隨意修改。

Q11: 會計軟體安裝完成後第一次進入系統，畫面會出現請您輸入開帳金額檔年度，其作用為何？須注意些什麼？
A:

用以產生會計帳目的開始使用年度，另外系統會多預留前一個年度的帳目，以備使用者欲輸入前一年度的傳票時使用。例:輸入年度為87年，則系統會產生86與87兩個年度的會計帳目。也就是說可輸入傳票的最小年份為86年，85年的資料即無法輸入。

Q12: 如何輸入上線前的準備資料？
A:

終止日的試算表或資產負債表：
當成一張傳票新增輸入。

公司往來銀行帳號及其存款餘額資料：
將您準備好的各銀行存款餘額表先於「銀行帳號維護」建立銀行資料，再至「帳號往來維護」作業輸入期初金額，日後有銀行存入或提現時，只須於帳號往來維護中登錄，並於傳票登錄作業中登錄傳票。

客戶及廠商的基本資料：
在票據資料維護中會使用到客戶廠商資料。將客戶、廠商的資料在客戶、廠商的基本資料逐筆新增輸入。

尚未兌現的應收、應付票據資料：
在『應收或應付票據維護作業』，點選「新增」後，輸入尚未兌現的票據相關資料。

Q13: 「參數設定」中，「目前會計年度」的參數有何作用？
A:

目前會計年度參數是系統用以識別現行的會計作業是屬於那一個年度。
在傳票登錄作業中，每當新增、修改或刪除一張傳票時，系統均會以此參數來比對傳票的日期，如果傳票所在的年度小於目前的會計年度，則系統將會自動做帳目年度的過帳處理。如果傳票所在的年度大於目前的會計年度，則該張傳票將不會做過帳的處理，待系統做年度結轉時，才將新年度的所有傳票一次過帳。另外，會計總帳中的所有報表在查詢時，其日期的輸入條件均不得大於目前的會計年度。

Q14:「系統設定」中的『系統參數設定』中的「呼叫設定」，在傳票與銀行、票據的作業模式有何關連性？
A:

若設定「傳票輸入時可自動呼叫銀行往來及票據資料維護」，那麼傳票在輸入銀行存款或應收付票據的會計科目時，在借貸欄按ENTER，系統會將畫面自動切換到帳戶往來作業視窗或票據維護視窗提供使用者作直接輸入，方便作業。
此作業是票據與銀行的帳戶往來是各自獨立作業。

若設定「銀行票據內部相連結」時，則傳票在輸入時不會呼叫到相關帳戶往來作業視窗或票據維護視窗，但只要是票據目前狀況與銀行帳戶有關連時，帳戶往來的金額會隨之異動。
上述二者模式只可二選一的設定。

Q15:如何預防傳票內容被修改或刪除？
A:

您可採用下列方式：
利用系統參數設定中「傳票可修改的最小日期」的設定，即設定日期前的傳票皆無法修改。
利用系統參數設定中的傳票異動模式「沖銷後再新增」的設定，那麼傳票在查詢後系統不提供修改及刪除的功能鈕。
利用密碼維護作業的權限設定，不要將傳票登錄作業中的修改、刪除功能開放。

Q16:為何傳票輸入後，卻無法在報表作業列印報表查看，會出現請輸入系統日期？
A:

請至「系統設定」查看「目前會計年度」，如目前會計年度為86年則無法列印87年的報表。請先修改目前會計年度，若輸入的年度為系統中不存在的年度，則會出現錯誤的訊息。目前會計年度會隨每次執行「總帳年度結轉」的動作自動加一。

Q17:「總分類帳」或「明細分類帳」報表，其「資料內容」的條件選項有「四碼含子科目」、「所有科目含子科目」以及「所有科目不含子科目」等三種，其差異為何？
A:

決定科目在報表上的顯示及顯示的金額內容。如果會計科目中沒有設定子科目，則此三種選項所顯示的報表內容應該是一樣的，如果設定了子科目，則會有所差異。
當會計科目有設子科目，且傳票以子科目輸入才有差異
四碼科目、所有科目：在於報表科目的顯示模式
含、不含子科目：在於子科目的金額是否往上層累積
以實例來說明，假如會計科目的設定如下。

四碼科目
含子科目
只顯示四碼科目，但其金額含底下的子科目只顯示6101科目，其內容「含蓋」 6101A 與 6101B 兩個子科目的明細及金額。
所有科目
含子科目
只要每一層有金額的會計科目都會顯示，其各層的金額皆含子科目的金額會顯示6101、6101A、6101B的科目，其中6101「含蓋」 6101A 與 6101B 兩個子科目的明細或金額。
所有科目
不含子科目
傳票科目如何輸入，報表內容就如何顯示會顯示6101、6101A、6101B的科目，其內容只出現自己本身輸入的明細及金額

Q18:「會計總帳」中，科目代號在編碼上有何須要注意的？
A:

新增會計科目的編碼原則如下：會計科目 1
2
3
4
5
6
7
8

類別
類別碼

報表歸類顯示用
基本碼
(第5碼可作部門碼)子科目碼

注意事項：

第一位必須以會計科目1-8大類的數字表示外，其他七位可用數字或英文字母來輸入。其8大類定義如下：
資產負債表：1資產=2負債+3資本

損益表=(4營業收入-5營業成本-6營業費用)+(7非營業收入-8非營業費用)

傳票登錄時只能選用代號長度為4-8位的會計科目，會計科目1-3位為類別科目，所以無法選用
子科目編碼方式的不同，相互之間仍有從屬之別(即子科目可以設立多層)而其科目金額亦會層層累進。
配合「利潤中心制」的使用，會計科目「虛帳戶」的「第五碼」必須與部門代碼相同(即第五碼=部門代碼)，否則無法顯示各部門的損益。

Q19:在資料維護中執行會計的“總帳年度結轉”的功能時，系統內部處理那些動作？
A:

檢查系統平衡(如不平衡，則跳出年度結轉作業)。
產生新年度的金額檔。
將各科目結轉金額結轉至新年度(視系統之設定，處理累積盈虧)。
系統會將舊年度「實帳戶」的金額轉入新年度中，而「虛帳戶」的金額則視「系統設定」的設定狀況而異，如果設定為「不轉入累計盈虧」時則與「實帳戶」的處理情況相同，否則其科目金額將會因為歸入「本期損益」再轉入「累計盈虧」科目中而歸零。

注意：

若系統設定為「虛帳戶須結轉至累計盈虧」時，系統所計算出的「本期損益」金額並不包含「本期損益」科目本身所發生的金額，也就是若使用者自行輸入的傳票內容中若含有「本期損益」的科目，則在年度結轉後，其金額須自行切製傳票轉入「累計盈虧」中，否則「本期損益」科目的金額無法完全歸零。

更新系統檔的目前會計年度。
將新年度的傳票過帳。（將新年度的所有傳票一次過帳，因為平時輸入大於目前會計年度的傳票時並不會做過帳的處理）。

Q20:期末結帳時存貨如何調整？期初存貨金額與期末存貨金額的數據從何處得來？
A:

使用「實地盤存制」期末結帳才須調整存貨，「永續盤存制」則不須要做調整的工作。期末存貨調整的目的乃在求算出全期的「銷貨成本」及修正期末的「存貨」帳目，其計算公式如下。
銷貨成本 = 期初存貨 +（本期進貨 - 進貨退出 - 進貨折讓）- 期末存貨

上式中，「期初存貨」、「本期進貨」、「進貨退出」及「進貨折讓」等金額可由會計總分類帳上得知，而「期末存貨」的金額則來自實地盤點倉庫的存貨。（若有使用進銷存管理系統者，可用進銷存管理系統中期末的庫存總值替代--如果準的話，如此可省掉每期盤點的時間）茲將期末存貨調整的傳票分錄以下例說明之。

範例：

某公司

「期初存貨」的金額為 50,000

「本期進貨」的金額為 150,000

「進貨退出」的金額為 10,000

「進貨折讓」的金額為 2,000

「期末存貨」的金額為 70,000 ，銷貨成本的金額計算如下。

銷貨成本 = 50,000 + (150,000 - 10,000 - 2,000) - 70,000 = 118,000

則期末存貨調整的傳票內容如下表「人工作業」：

注意：

電腦作業下的「損益表」中銷貨成本類將只顯示「銷貨成本」一個科目的金額，無法像人工作業下顯示「期初存貨」加「本期進貨」減「期末存貨」的公式，所以在系統中「銷貨成本類」增設了「期初存貨」及「期末存貨」兩科目，使用者也不必再自行計算「銷貨成本」的金額，只須知道「期初存貨」與「期末存貨」的金額再按下列電腦作業方法切製傳票即可。

如此在「損益表」中銷貨成本類將顯示出「期初存貨」加「本期進貨」減「進貨退出」減「進貨折讓」減「期末存貨」等於「銷貨成本」的公式。

人工作業(調整分錄)
電腦作業(調整分錄)

借：銷貨成本 118,000
進貨退出 10,000

進貨折讓 2,000
存貨（期末）70,000
貸：存貨（期初） 50,000
本期進貨 150,000
借：(5100)期初存貨（成本類） 50,000
(1130)存貨（資產類） 70,000
貸：(1130)存貨（資產類） 50,000
(5104)期末存貨（成本類） 70,000

Q21:原使用DOS實用版或豪華版的客戶如何將基本資料及單據升級轉入視窗版？
A:

在視窗版安裝完成後，在會計及進銷存的資料夾下的檔案內已存放轉檔程式，只要在「轉檔程式」連按滑鼠二下或在【開始】的【執行】中輸入安裝的路徑及下列所屬的轉檔程式即可看到資料轉入程式畫面，選定欲轉檔的DOS版本及所存放的路徑下按「確定」，即可進行轉檔作業。轉檔程式如下: 會計:ATNDOSDT.EXE / 進銷存:STNDOSDT.EXE

Q22: 進入系統前，螢幕出現「密碼鎖不存在無法進入系統」之訊息
A:

正式版、網路版在進入系統前會先檢查電腦主機後面的密碼鎖是否存在，如已插入密碼鎖請檢查密碼鎖是否鬆動。另可先試著將已連線之印表機開關打開，再執行軟體看看。
軟體安裝時的版本點選錯誤，會造成執行檔與密碼鎖無法搭配而無法進入。請確認所購的軟體與安裝後的執行檔是否符合。

Q23:報表預覽視窗，可運用的功能為何？
A:

比例尺：您可調整比例尺讓資料的顯示內容變大、變小
頁面切換：資料內容共幾頁及頁面內容的快速切換
畫面上、下、左、右的除可利用捲軸移動，您亦可將滑鼠指標指向資料畫面內容上，用拖曳方式上、下、左、右的移動
選擇您要的輸出設備：印表機、文字檔、EXCEL的存檔或呼叫
印表機：
在報表內容超出1頁以上，您可「指定要列印的報表起迄頁數」。

因系統使用的印表來自WINDOWS的印表機設定，若資料要直接以傳真方式作輸出，只要有設定「FAX精靈」的輸出設備，當然不成問題。

文字檔：
存成文字檔，利用文書編輯軟體可進行編輯、列印。

EXCEL的存檔或呼叫：
可直接存成EXCEL的檔案，或呼叫EXCEL的視窗將資料轉入EXCEL再作編輯存檔。

Q24:格式檔中可運用的設定有那些？
A:

程式內定字形為 "細明體, 11" ; 其中可用的設定如下: ^Sn : 設定字形大小 (n = 3 - 50), n=0 表 11號字大小 ^B2 : 使用粗體字形, ^B1 : 不用粗體字形 ^U2 : 資料加底線 , ^U1 : 資料不加底線 ^En : 每n個form跳頁(n=0 表一個格式一頁)
^F[string]F : [string]=字體種類名稱(例如:^F細明體F)

^PEhhhXwww: 設定紙張大小(單位為英制: 0.01 inch)

其中 hhh = 紙張高度, www = 紙張寬度

例如: Letter 紙張為 ^PE1100x850

Letter 紙張半張為 ^PE550x850

^PChhhXwww: 設定紙張大小(單位為公制: 0.1 公釐)

其中 hhh = 紙張高度, www = 紙張寬度

例如: A4 紙張為 ^PC2970x2100

A4 紙張半張為 ^PC1485x2100

^MUnnn: 設定紙張的上邊界高度(單位為公制: 0.1 公釐)

例如: 預留上邊界高度 0.7 公分時為^MU70

^MDnnn: 設定紙張的下邊界高度(單位為公制: 0.1 公釐)

例如: 預留下邊界高度 0.7 公分時為^MD70

^MLnnn: 設定紙張的左邊界寬度(單位為公制: 0.1 公釐)

例如: 預留左邊界寬度 0.7 公分時為^ML70

^MRnnn: 設定紙張的右邊界寬度(單位為公制: 0.1 公釐)

例如: 預留右邊界寬度 0.7 公分時為^MR70

1. 列表控制字串長度不占每行的長度.

2. 欲列印出欄位資料的位置處, 以 '^' 加數字來表示, 在列印長度的範圍內不可有其它字元或設定, 否則會被覆蓋過去。

Q25:當網路版的使用者不正常關機，以致佔用使用者人數而無法進入時該如何處理？
A:

在確認所有工作站都離開系統的情況下，執行外部工具所提供的網路控制檔清除鎖定程式即可。
點選【開始】/程式集/凌越商用軟體/進銷存系統外部工具(如會計則選財務系統外部工具)，輸入主控密碼後，點選網路控制檔清除鎖定程式即可。(外部工具的執行檔：進銷存：smtools.exe ，會計：amtools.exe)

另亦可透過MS-DOS模式，在軟體安裝的路徑下拷貝NETCTRL.&BF 至NETCTRL.DBF即可。舉例:軟體的路徑為 F:\LYWIN

F:\LYWIN>COPY NETCTRL.&BF NETCTRL.DBF

Q26:如何運用鍵盤快速完成輸入?
A:

只要記得ENTER、F10、F9、ESC這四個按鈕(同DOS的操作模式)，再加上ALT+(英文字)的英文代號，您就可以輕鬆的完成輸入。
ENTER：移至下一欄或在速查視窗中做資料點選。

F10 ：啟動速查視窗(單選)，同用滑鼠按速查鈕。

F9 ：結束明細輸入。

ESC ：放棄目前視窗的資料存檔、結束離開視窗。

ALT+(英文字)：如主功能選單的維護作業(M) ALT+M，操作功能鈕的新增(A) ALT+A，依此類推。如子功能有提供的快速鍵，在子功能選單旁皆有標示，如常用片語的CTRL+F5，另在輸入的過程中您可在狀態列中看到目前欄位的功能提示。

Q27:視窗版的進銷存與會計可否相連，其相連模式為何？
A:

可以。
進銷存與會計的相連程式乃附在會計的軟體下，即在安裝視窗版會計軟體時已包含了相連程式。

相連程式是採外部相連，其內容包含貨單轉傳票、收支轉票據。使用者可在條件視窗內輸入、點選所要轉的資料。要注意的是，當已轉過的資料若有修改，使用者須自行至會計系統將資料叫出修改。

Q28:為何在進銷存的收支記錄中有輸入票據的相關資料，但在「收支與轉票據」卻出現「查無資料可轉票據」？
A:

請查明在收支記錄中的票據資料是否有下列的情況，只要是有下列情況者皆無法轉入：
票據號碼為空白者
到期日為空白者
票據號碼在會計系統的票據資料已存在者
應付票據的銀行帳號為空白，或不為甲存帳戶者。
另應收票據在收支記錄中的銀行帳號為公司欲託收的帳號，非票據的票面帳號。當銀行帳號為空白時，在轉票據時其目前狀況為「尚未兌現」；若有帳號則目前狀況則為「託收中」。

Q29:進銷存與會計相連程式中「貨單轉傳票的收支」與「收支與轉票據」有何不同?
A:

透過下列的關係，相信您就可了解相連程式，可幫會計作了些什麼必要的作業。
以銷貨為例：

　進銷存
會計/ 總帳
會計/銀行票據

1.交易成立銷貨單 (借)應收帳款
(貸)銷貨
　
2.收回票據收支記錄 (借)應收票據
(貸)應收帳款
應收票據維護作業

針對收回票據的部份除在會計的總帳要切傳票外，在應收票據維護作業要將票據的相關資料作登錄，而相連程式中的收支轉傳票及收支轉票據就是處理這二部份的資料。